Kiedy warto zwrócić się po pomoc windykacyjną do firmy zewnętrznej?

Problem oczekiwania na spłatę przeterminowanych należności z tytułu faktur za towar lub usługę nie jest niestety obcy polskim przedsiębiorcom. Narusza on płynność finansową na tyle, by sprawić, że firma, nie mogąc regulować swoich zobowiązań, z wierzyciela nierzadko staje się dłużnikiem.
Trudności z odzyskaniem należności mają duży wpływ m.in. na możliwości inwestycyjne biznesu. Ponad 72% polskich przedsiębiorców deklaruje, że zatory płatnicze są barierą w rozwoju firmy.
Z badań wynika, iż średnia wartość niezapłaconej faktury w 2014 r. wynosiła 6 088 złotych, a aż 43% małych przedsiębiorstw nie jest w stanie płacić swoim kontrahentom, gdy same nie otrzymają na czas płatności musząc oczekiwać na zapłatę wystawionej faktury średnio 118 dni.
O pomoc w windykacji należności, należałoby się zwrócić do firmy zewnętrznej w momencie, gdy przedsiębiorca nie jest w stanie płacić swoim kontrahentom, gdy sam nie otrzymuje na czas płatności, jak również w sytuacji w której spory procent miesięcznych kosztów prowadzenia działalności to koszty obsługi zadłużenia. Poszukując pomocy należy pamiętać o całościowym potraktowaniu zagadnień prawnych, podatkowych i księgowych oraz wsparciu w konkretnych problemach, jakimi są poprawa płynności finansowej czy odzyskanie należności. Takie działania powinny uwzględniać dwa obszary : zapobiegawczo-naprawczy oraz odzyskiwania należności poprzez windykację.
W zapobieganiu barierom płatniczym służą usługi faktoringu, monitoringu, np. kontakt telefoniczny, sprzedaży należności, czy mediacja między stronami. Każde działanie powinno być poprzedzone gruntowną analizą stanu należności i terminów opóźnień w płatnościach oraz analizą ksiąg finansowych pod kątem możliwości spłaty zadłużenia, jeśli przedsiębiorca w związku z brakiem spłat należności, popadł również w długi.
Jak wskazuje Iwona Kudera, Prezes Zarządu Tax Professional Sp. z o.o.: „Sprzedaż wykazana przez firmę powoduje konieczność odprowadzenia do US zarówno podatku VAT, jak i podatku dochodowego, niezależnie od daty faktycznego otrzymania zapłaty od kontrahenta, co bezpośrednio wpływa na płynność finansową firmy. Może to doprowadzić nie tylko do konieczności ograniczania własnych inwestycji, ale również do braku możliwości rozliczenia się w terminie z kolejnymi, współpracującymi z danym przedsiębiorstwem firmami, a ta sytuacja może być powodem upadłości. Niewypłacalność traktowana jest bardzo szeroko i oznacza, iż dłużnik nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Nie ma przy tym znaczenia wysokość tych zobowiązań oraz to, że dłużnik sam nie otrzymał należnych mu zapłat od swoich kontrahentów.”

W sytuacji gdy działania zapobiegawcze, nie przyniosą rezultatu, warto przeprowadzić całkowitą procedurę windykacyjną. Proces dochodzenia należności można podzielić na trzy podstawowe etapy: działania przedsądowe, tzw. postępowanie polubowne, etap sądowy oraz etap egzekucji komorniczej. Postępowanie polubowne ma charakter głównie prewencyjny, zatem fazę wyjaśniającą można zlecić do przeprowadzenia firmie zewnętrznej już w momencie podjęcia działań zapobiegawczych. Etap przedsądowy to głównie kompletowanie dokumentacji potrzebnej do planowego postępowania sądowego, np. uznanie długu zamieszczone w harmonogramie spłat.
W razie nieskuteczności tych działań, firma zewnętrzna rozpoczyna drugą fazę, tj. sporządzenie pozwu i skierowanie sprawy na drogę sądową w postępowaniu uproszczonym, nakazowym czy upominawczym. Innymi słowy, z pomocą tych postępowań możemy dochodzić wierzytelności, jeśli posiadamy potwierdzony dowód istnienia zobowiązania w postaci np. faktury, weksla, wraz z deklaracją wekslową, uznania długu, umowy, listu przewozowego, czy dowodu wydania towaru. Celem jest wydanie przez sąd nakazu zapłaty, a po jego uprawomocnieniu, wystąpienie o wydanie tytułu wykonawczego i rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego.
Co w sytuacji kiedy nie ma szans na zaspokojenie wierzyciela? Wtedy postanowienie o bezskutecznej egzekucji pozwala zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów uzyskania przychodu.
Firma zewnętrzna, która potraktuje kompleksowo działania windykacyjne nie ograniczy się do zastosowania powyżej opisanych procedur, ale wspiera również przedsiębiorcę w kolejnych działaniach, podejmowanych w razie niewypłacalności dłużnika. W ścisłej współpracy z komornikiem, sprawdzi na bieżąco informacje o dłużniku w rejestrach publicznych, przeprowadzi egzekucję z wierzytelności przysługującego dłużnikowi świadczenia ubezpieczeniowego, czy innych praw majątkowych, bądź złoży wniosek o wyjawienie majątku.

Warto również pamiętać, że skutkiem upływu terminu przedawnienia jest zwolnienie dłużnika z obowiązku zapłaty wierzytelności. Co w takiej sytuacji? Po tym okresie, jak wskazuje Iwona Kudera, przedsiębiorca nie ma prawnych możliwości odzyskania kwoty wierzytelności, a taka nieściągalna wierzytelność powoduje konsekwencje w księgach firmy. Po pierwsze przedawniona wierzytelność musi być wyksięgowana w koszty firmy, co bezpośrednio wpływa na wynik finansowy roku, a równocześnie nie może być kwalifikowana jako koszty uzyskania przychodu, chyba że przedsiębiorca dokona umorzenia wierzytelności, bądź postara się o uznanie wierzytelności za nieściągalną, co umożliwia zaliczenie odpisania należności do kosztów podatkowych, ale wiąże się to ze spełnieniem pewnych warunków określonych przez ustawodawcę.

Reasumując, skorzystanie z oferowanych przez firmy zewnętrzne usług windykacyjnych, pozwala na zmniejszenie ryzyka utraty kapitału zaangażowanego w niespłaconą należność, a całościowe i kompleksowe wsparcie w podjęciu działań windykacyjnych, na każdym etapie działań, daje największe prawdopodobieństwo sukcesu.

Autor tekstu: Sylwia Skonieczka, dyrektor zarządzający MSPnet, członka grupy OPUS